自由で幸せになりたいロックな中年男の人生

時代に沿わない「常識」を天使の羽で破壊せよ!中年男の日常そして大好きな清春(黒夢、sads)、X JAPANを始めとするライブレポ。生きることは幸せである、生きることは自由であることを伝えたい。

今すぐ誰でも簡単にできる最短ルートで目標を達成する方法!PDCAノートの作り方

3.PDCAノートのフレームワークの作り方

 

実際にPDCAノートを回すための7つのフレームワークをご説明します。これを読んだらすぐに作成に取り掛かってください。

フレーム作成の前に、下記を準備してください。

・A4サイズ以上のノート(方眼ノート)

・消えるボールペン

・定規

これらは先を読み進める前に今すぐ準備してください。買いに行けない場合はネットで注文するでも良いので、とにかく準備するために行動してください。

末尾に私の作成したフレームワークのURLを添付するので、そちらをそのまま利用しても良いのですが、参考にしながら使いやすいようにアレンジしていただいたほうが良いと思います。

 

    「やりたいことリスト」の作り方

・やりたいことはどんな事でも書き出す

・やりたいことは「できる」「できない」で判断しない

・「~したい」ことを書き出す。書いてみたものの感情が動かないことは2本線で消しましょう。「~しないと」「~しなければいけない」という思いは不要です。

・やりたいことはシーンを描く。具体的にイメージをしながら書くのです。例えば「親孝行したい」ではなく「月に1回電話する」とか「10月までに旅行に連れて行ってあげる」などです。

・やりたいことは時間を決めて書く。10分間で書き出せるところまで書く、毎日5分だけ時間を使って書き出していくという事です。これらはノートが変わるたびに書き出していきます。

何度も書くと手で覚えることができますし、すでに興味を失っていることにも気づくことができ、今の自分にあった内容にアップデートすることができます。

 

    「やらないことリスト」の作り方

これを考えるにあたり、手放すことから考え始めるのではなく、手に入れたいものがあるのに、その実現を阻害するものをピックアップするのがポイントです。

例えば、「健康に過ごしたい」のであれば、それを阻害することをピックアップするのです。

・夜更かしをしない

・体に悪いものは食べない

・飲み会の二次会には行かない

・夜遅くにカフェインはとらない

・SNSを見過ぎない

・心配しすぎない

などです。

 

ここで次のポイントです。

やらないことを書き出したら、これを「~しない」「~したくない」で終わらせず、「~する」「~である」という肯定の言葉に置き換えるのです。脳は否定語を理解できないようになっています。

「~しない」と決めつけるとついついしたくなるという事ありますよね?

その構造です。

 

そこで先ほどの例を各々置き換えてみましょう。

・夜更かしをしない➡24時までには就寝する

・体に悪いものは食べない➡ファーストフードは週1回にする

・飲み会の二次会には行かない➡飲み会は21時になったら退席する

・夜遅くにカフェインはとらない➡19時過ぎたらカフェインレスにする

・SNSを見過ぎない➡SNSは帰宅中にチェックする

・心配しすぎない➡悩み事が浮かんだらノートを開いて書く

などと変換するのです。

 

これについても10分で書けるとこまで書くなどと時間を区切って書き出すことが大事です。

 

➂「ビジョンと目標」の作り方

まず、リストアップしたやりたいことリストを整理します。やりたいことリストの中から、「1年以内に実現したいこと」「3年以内に実現したいこと」「いつか実現したいこと」の3つに分類します。

最大で各項目につき10個分類してみましょう。

これも時間を区切りましょう。10分以内で終わらせましょう。

 

そして、「1年以内に実現したいこと」の中からこれが実現できたら最高だ!と思える1つを選びます。

もし、本当にこれでいいのかな?と悩むようならそれは本当にやりたいことではありません。

やりたいことが多すぎて悩む場合は、とりあえずでも良いので1つに絞ってください。途中で変えても構いません。

とにかく始めて行動し進めることが大事ですので。

 

1つの目標が決まったら、次にビジョンを描きます。

1行目に目標を書き、残りのスペースを使ってその目標を達成することで実現する世界、手にする世界などのビジョンを描き出してみましょう。

具体的なシーン(情景、景色、状況)を描くことがポイントです。

文章でも、イラストでも画像を貼るでもOKです。

私が参考にした1つの例を末尾に掲載しておきますので、そちらを参考にしていただいて描いてみてください。

 

これは非常に重要で自分が何のために今がんばっているのか迷ったときはいつもこのページに立ち返るのです。

これも完璧なものである必要はありません。少しずつブラッシュアップしていけばよいのです。

 

 

➃「年間計画GPS」の作り方

G:1ゴール(ビジョン実現のための1ゴールを設定する)

P:3ポイント(ビジョンを実現するための3ポイントが何なのかを決める)

S:3ステップ(各ポイントでビジョンを実現するために必要な3ステップを決める)

でしたね。

 

例をあげておきます。

G:7月29日のテストでTOEIC700点をとる

P:ポイント1:勉強時間は120時間

  ポイント2:公式問題集を徹底活用

  ポイント3:ディクテーションに集中

S:ステップ1:1ヶ月で20時間勉強➡1週間で5時間勉強➡1日1時間勉強

  ステップ2:模擬試験3回する➡間違え箇所の原因分析➡復習ノートを10回解く

  ステップ3:オーバーラッピング&リピーティング➡リピーティング➡毎日聞いて発音する

 

これらも正解はないので、まず30分以内に作って実行しましょう。後から修正できるように消えるボールペンなど使うと便利です。

 

➄「四半期3カ月計画GPS」の作り方

ここでは年間GPSで書き出した3ステップをより具体的な行動として3アクションまで落とし込みます。

GPSAとなります。

A(ACTION):各ステップで実際に行う3つの行動を決める

3カ月の間でこの月のこの週からこの週の間でやる!などと、ざっくり見当をつけて計画します。これレベルでは、「計画したけど想定外のことに時間をとられてしまってできなかった・・・」なんてことにならないように仕事の繁忙期であったり、プライベートな事であったり計画を進めるにあたり時間と体力を奪われ阻害要因となりそうなことを考慮に入れて、余裕のあるスケジュールにすることが大切です。

 

ここでのG(1ゴール)は、年間のゴールに対して3カ月ではこの程度実現したいというものを追記してください。

PとSについては年間GPSをそのまま転記してこの3カ月に必要な3アクションを追加します。特に3カ月間何のアクションもないステップがあっても構いません。

やっていくうちに前倒しになれば追加していけばいいだけです。

また、フレームに記入しておくことで、それ以外のことをやろうとすることを防ぐこともできます。

 

では計画を立てたら次は実行です。

これまで「いつやろう」を「今月やろう」「今週やろう」と落とし込みましたが、次は「今週のいつやるのか」を決めるのです。

今週やることから、その先1ヶ月くらいの予定を明確にしましょう。

 

予定する際のポイントは3つです。

(1)   いつやる?

(2)   どこでやる?

(3)   誰とやる?

これらを明確にすることです。

 

(1)   いつやるか?

何月何日の何時から何時までやるかの具体的な時間を決めてください。

隙間時間でやるとか、この辺でやろうというのは予定になっていないのでダメです。

 

(2)   どこでやるか?

自宅のリビング?書斎?カフェ?会社?

場所もしっかり決めないと行動できない可能性が高くなります。

 

(3)   誰とやるか?

1人でやるのであれば問題ないのですが、誰か相手がいることであれば明確に記載しておきましょう。

 

これまで紹介してきた5つのフレームについては新しいノートに変えるタイミングで改めて最初から書き出してみましょう。「今」の視点で書き出すことが重要なのです。

以前のリストを書き写さないでください。

前回のと全く違うものになっていても問題ありません。

目標自体が変わっていたら、古い目標は捨てて、新しい目標に切り替えればOKです。

 

⑥「デイリー目標達成PDCAノート」の作り方

これまで目標・計画・行動・予定まで落とし込めた状態です。あとは、日々目標に向けて行動し続けるだけです。

 

まず1番上に書くのは日付と今日のゴールとなる題名・タイトルです。今日は何をするのか?どんな目標を達成したいのか?を一目でわかるような題名をつけます。

1ゴールからぶれない題名にしてください。

 

そして左からP D C Aと記入して、PDの分割された左側に「目標達成の成果につながる予定・行動」を、右側に「それ以外の予定・行動」を書きます。

こうすることで「P」のフレームでは成果につながる時間にそもそも投資できているのか、「D」のフレームでは実際に成果につながる行動をしたのかを確認できます。

 

それでは各フレームごとの書き方を見ていきます。

 

(1)「P」(計画)フレーム

まず1時間ごとの時間軸を必ず入れます。そして、先ほどもお伝えしてるように左側に目標達成の成果につながる予定を書き込みます。まず最初にここを書き込むのがポイントです。

「予定」というと、これまでは他人とのアポを書き込むことだったのではないでしょうか?

自分のやりたいことを最優先にしなければ自分の夢や目標は達成できません。

「自分とのアポ」を最優先にして予定を入れましょう。

そしてそれ以外の予定を右側に書きます。

 

(2)「D」(実行・実績)フレーム

これも左側に目標達成の成果につながる行動の実績を、右側にそれ以外の行動の実績を書きます。

この「D」を書く目的は、「P」(計画)との現実のギャップを知ることにあります。したがって、「D」は正確かつ具体的に書くことがポイントです。

そして実行したらその場で書き込みましょう。計画にない突発案件が発生すれば、それも記入します。

 

(3)「C」(評価・気づき)フレーム

D」(実行・実績)に対して、うまくいった原因、うまくいかなかった原因、次はこうすればいいかもしれないといった気づきを書きましょう。

ここでも、その都度書きましょう。

重要なのは目標達成に対する気づきが見つかる事なので、すべての「D」(実行・実績)に対して気づきを書かなくても良いです。必要な箇所だけ記入しましょう。

 

(4)「A」(改善・次の行動)フレーム

ここでは、うまくいかなかった、問題があったのなら解決するための行動を具体的に考えてみましょう。

このときの大前提として、やることを増やさないことです。

そしてこのアイデアはすべて仮説でOKです。計画と現実のギャップを知って何度も改善していけば良いのです。

アイデアに行き詰まったら必ず人に聞いてください。

 

ここで改善策を作るための「行動4原則」を紹介しておきます。

(ア)「やめる」

そもそも目標達成のためにその行動は必要ないという可能性もあります。または誰か他の人に任せる、自動化するなどと考えてみるのです。

 

(イ)「変える・置き換える」

行動が1つ増えたら1つ減らすというシンプルな考え方です。

やるべきことを選択したらこれまでやっていた改善策やタスクをやめてみるのです。これによって何をやったから成果が出たのか、何をやめても成果に影響を与えないのかも明確になります。

 

(ウ)「続ける」

「やめる」「変える・置き換える」という選択肢を吟味したうえで、あえて「続ける」という判断をしたということが重要です。

 

(エ)「始める」

始める前に「やめる」「変える・置き換える」ができないかを吟味したうえで新しい施策・プランを始めていきましょう。

 

⑦「ウィークリーレビュー」の作り方

毎週1回、自分と向き合う時間を設けて、軌道修正を図ります。ここでやることは3つだけです。

(1)   今週の活動をまとめて振り返る

(2)   立てた計画と実際の行動のギャップをチェックし、改善を練る

(3)   来週の計画を具体的な予定に変換して落とし込む

 

振り返るタイミングは自分なりの1週間の区切りのタイミングで行えばOKです。ただし、振り返るタイミングも予定に落とし込んでください。

 

振り返りの視点として、「KPT」というフレームワークをご紹介します。

KKEEP」(良かったこと、今後も続けること)

PPROBLEM」(困ったこと、問題点)

TTRY」(今後の活動で試したいこと)

 

K」と「P」については今週のPDCAノートの記録を振り返って振り分けていくだけです。

T」については、「K」からは強化策を、「P」からは改善策を見出します。

行動4原則(やめる、変える・置き換える、続ける、始める)にそって考えることが大前提になります。

さらに、「何を変えるのか?」という視点のフレームを用意することで、よりスムーズに振り返りができます。

それが環境4要素と言われるものです。

環境4要素とは

(1)   時間

(2)  

(3)   場所

(4)   道具

詳しくは後ほど説明します。

 

ウィークリーレビューを行う時間も設定します。

K」と「P」を書き出す作業は10分、「T」のアイデアを出すのに15分かければ十分です。そして、効果的なアイデアがあれば来週以降の予定に組み込んだり、必要に応じて3カ月のGPSアクションとして差し替えてみたりしましょう。

リストアップしたアイデアを全てトライする必要はありません。

完璧な振り返りも必要ないので振り返りの時間は30分~1時間程度で良いと思います。

必ず時間内で終わらせましょう。途中だったとしても時間になったら終わりです。

 

ここで注意点です。

PDCAは試行錯誤です。振り返ると「できていないこと」「失敗したこと」が見えてくると思います。

人間は望ましい結果が出た場合には自分に原因があると考え、望ましくない結果が出た場合には自分には原因はないと考える「認知バイアス」が働きがちです。

結果そのものに一喜一憂し、失敗を憂うのではなく、自分は行動したという小さな実績を積

そこに感情は不要なのです。